Privacyverklaring

1. Algemeen

De VZW Ast'Ro Foundation, met vennootschapszetel te 3050 Oud-Heverlee, Winkelweg 7, ondernemingsnummer in aanvraag (hierna: "Ast'Ro Foundation", "wij", "we", "onze") verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de vigerende privacywetgeving waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna: "AVG") en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Ast'Ro Foundation vindt de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer belangrijk. Met deze privacyverklaring (hierna: "Privacyverklaring") wil Ast'Ro Foundation u zo goed mogelijk informeren over welke persoonsgegevens ze verwerkt, voor welk doel ze deze verwerkt, hoe lang deze worden bewaard, hoe ze worden beveiligd en hoe u uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen.

Gelieve deze Privacyverklaring grondig te willen nalezen zodat u op de hoogte bent over hoe Ast'Ro Foundation uw persoonsgegevens verwerkt. Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via onze contactgegevens die u op het einde van deze Privacyverklaring terugvindt.

2. Verwerking van persoonsgegevens

Onder "persoonsgegevens" wordt alle informatie verstaan die gebruikt kan worden om een natuurlijke persoon direct of indirect te identificeren, zoals een naam, identificatienummer, geboorteplaats en -datum, ...

Het begrip "verwerking" omvat elke behandeling van persoonsgegevens en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, archiveren, wissen en vernietigen van persoonsgegevens.

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel de persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

Contactaanvragen

Wanneer u via onze website www.astrofoundation.be (hierna: "Website"), per e-mail of op een andere manier contact met ons opneemt, kan Ast'Ro Foundation de persoonsgegevens verwerken die nodig zijn om uw vraag, opmerking of verzoek te behandelen en contact met u op te nemen. We kunnen in dat kader de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam;
E-mailadres;
Organisatie (facultatief);
Reden voor contactopname;
De inhoud van uw bericht of overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via het contactformulier.

De verwerking gebeurt, afhankelijk van de aard van uw verzoek, op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen en berichten die aan Ast'Ro Foundation worden gericht behoorlijk te behandelen, dan wel om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Wanneer u ons in uw bericht persoonsgegevens over andere personen verstrekt, vragen wij u erop toe te zien dat u deze persoonsgegevens rechtmatig met ons mag delen en dat de betrokken personen, indien nodig, hierover werden geïnformeerd.

Inschrijvingen voor evenementen of activiteiten

Wanneer u zich inschrijft voor een evenement, activiteit, actie of project van Ast'Ro Foundation, kunnen wij de persoonsgegevens verwerken die nodig zijn om uw inschrijving te registreren, u de nodige praktische informatie te bezorgen en het evenement of de activiteit te organiseren. Wij kunnen in dat kader onderstaande persoonsgegevens verwerken op basis van de uitvoering van de overeenkomst, dan wel op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze evenementen en activiteiten behoorlijk te organiseren:

Naam;
E-mailadres;
Bedrijfsnaam of organisatie, indien van toepassing;
Informatie over het evenement of de activiteit waarvoor u zich inschrijft;
Overige persoonsgegevens die u in het kader van uw inschrijving actief verstrekt.

Samenwerkingen met vrijwilligers, partners en andere betrokkenen

Ast'Ro Foundation kan persoonsgegevens verwerken om contacten met vrijwilligers, partners en andere personen die bij haar werking betrokken zijn te beheren en te onderhouden, hen te informeren over relevante activiteiten en projecten en praktische afspraken met hen te maken.

Wij kunnen in dat kader de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam;
E-mailadres;
Bedrijfsnaam of organisatie, indien van toepassing;
De aard van uw betrokkenheid bij Ast'Ro Foundation;
De inhoud van de communicatie met u;
Overige persoonsgegevens die u zelf actief verstrekt.

Deze verwerking gebeurt, afhankelijk van de concrete relatie, op basis van de uitvoering van een overeenkomst, dan wel op basis van het gerechtvaardigd belang van Ast'Ro Foundation om haar activiteiten te organiseren en haar contacten met betrokkenen te beheren en te onderhouden.

Sponsoring door ondernemingen

Ondernemingen kunnen Ast'Ro Foundation ondersteunen door middel van sponsoring. In dat kader kan Ast'Ro Foundation persoonsgegevens van contactpersonen bij de betrokken onderneming verwerken om de sponsoring te bespreken, vast te leggen, uit te voeren en administratief op te volgen.

Wij kunnen in dat kader de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam en voornaam van de contactpersoon;
Functie binnen de onderneming;
E-mailadres en eventuele andere professionele contactgegevens;
Naam, adres, ondernemingsnummer, facturatiegegevens en overige gegevens van de onderneming;
Gegevens over de sponsoring en de daarover gemaakte afspraken;
De inhoud van de communicatie met de onderneming of haar contactpersonen;
Overige persoonsgegevens die in het kader van de sponsoring worden verstrekt.

De verwerking gebeurt op basis van de uitvoering van de sponsoringsovereenkomst of om op verzoek van de betrokken onderneming precontractuele maatregelen te nemen. Voor zover persoonsgegevens van contactpersonen van de onderneming worden verwerkt, kan de verwerking eveneens gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van Ast'Ro Foundation en de betrokken onderneming om de sponsoring en de professionele relatie behoorlijk te beheren.

Schenkingen door particulieren via KU Leuven

Schenkingen door particulieren worden rechtstreeks verwerkt via KU Leuven. Ast'Ro Foundation verwerkt zelf geen betalingsgegevens met betrekking tot deze schenkingen.

Voor de verwerking van persoonsgegevens en betalingsgegevens door KU Leuven geldt de eigen privacyverklaring van KU Leuven. Wij raden u aan deze privacyverklaring te raadplegen voordat u een schenking verricht.

Ast'Ro Foundation kan evenwel bepaalde persoonsgegevens van schenkers ontvangen en verwerken om hen te bedanken voor hun schenking. Wij kunnen in dat kader de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam en voornaam;
E-mailadres.

Deze verwerking gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Ast'Ro Foundation om haar schenkers passend te bedanken.

Ledenbeheer

Wanneer u lid wordt of wenst te worden van Ast'Ro Foundation, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om uw aanvraag tot lidmaatschap te beoordelen, uw lidmaatschap te registreren en te beheren, het lidgeld te innen en u te informeren over de werking, activiteiten en vergaderingen van Ast'Ro Foundation.

Wij kunnen in dat kader de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam en voornaam;
Adresgegevens;
E-mailadres en telefoonnummer;
Informatie over uw aanvraag tot of hoedanigheid van lid;
Gegevens over de betaling van het lidgeld, zoals het betaalde bedrag, de betalingsdatum en de betalingsstatus;
De inhoud van de communicatie met u;
Overige persoonsgegevens die u in het kader van uw lidmaatschap zelf verstrekt.

Deze verwerking gebeurt om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen voorafgaand aan uw toetreding en, zodra u lid bent, voor de uitvoering van de overeenkomst.

Nieuwsbrieven en direct marketing

Wij kunnen onderstaande persoonsgegevens verwerken om u te informeren via nieuwsbrieven of andere elektronische berichten over onze werking, evenementen, acties, projecten, fondsenwerving en andere relevante ontwikkelingen:

Voornaam;
Achternaam;
E-mailadres;
Informatie over uw interesse in of betrokkenheid bij Ast'Ro Foundation.

Afhankelijk van de concrete situatie gebeurt deze verwerking op basis van uw voorafgaande toestemming, bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief; of het gerechtvaardigd belang van Ast'Ro Foundation om personen die reeds betrokken zijn bij haar werking, zoals leden, schenkers, vrijwilligers, partners of deelnemers aan activiteiten, te informeren over gelijkaardige of relevante activiteiten, projecten en initiatieven, voor zover deze communicatie binnen hun redelijke verwachtingen valt en hun belangen of grondrechten niet zwaarder wegen.

Wanneer de verwerking op uw toestemming is gebaseerd, kan u deze toestemming te allen tijde, kosteloos en zonder opgave van reden intrekken. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

Wanneer de verwerking op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd, kan u zich te allen tijde kosteloos verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden. Na uw bezwaar zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor die doeleinden gebruiken.

U kan zich uitschrijven via de uitschrijvingslink in onze berichten of door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens.

Onderhouden en verbeteren van de Website

Om de Website te onderhouden en te verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet achterhaald kunnen worden, met als rechtsgrond het gerechtvaardigd belang van Ast'Ro Foundation in het geval van noodzakelijke cookies of je expliciete, voorafgaande toestemming bij je eerste bezoek aan de Website voor alle andere cookies:

IP-adres;
Surfgedrag;
Herkomst van het bezoek,
Browser- en apparaatgegevens.

Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vind je in artikel 6 van deze privacyverklaring.

Indien u niet langer wenst dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde, kosteloos en zonder opgave van enige reden in te trekken.

In geval van noodzakelijke cookies, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Dit gerechtvaardigd belang bestaat erin om de veiligheid en goede werking van de Website te kunnen garanderen. In dit geval wegen onze belangen zwaarder door dan uw recht op privacy. U kan steeds bijkomende toelichting verkrijgen over dit gerechtvaardigd belang.

Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

Het kan gebeuren dat wij in het kader van een wettelijke verplichting bepaalde persoonsgegevens over u dienen te verzamelen en/of mee te delen aan overheidsinstanties. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kunnen wij worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen. Ook voor onze boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen dienen wij bepaalde gegevens te bewaren.

Naam, voornaam;
Contactgegevens;
Gegevens over overeenkomsten, sponsoring en betalingen;
Facturatiegegevens.

De juridische grondslag waarop Ast'Ro Foundation zich beroept is telkenmale aangegeven bij de verwerkingsactiviteit en wordt onderlijnd.

3. Bewaarbeleid

Ast'Ro Foundation zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan wettelijk is toegelaten en dan noodzakelijk is voor de doeleinden vermeld in deze Privacyverklaring.

Voor persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt, geldt volgend bewaarbeleid:

Contactformulier: 2 jaar na de afhandeling van uw aanvraag;
Evenementen en activiteiten: 2 jaar na het evenement/ de activiteit;
Contactgegevens van vrijwilligers, partners en andere betrokkenen: 2 jaar na het einde van de relatie;
Ledenbeheer: 10 jaar na het lidmaatschap;
Sponsoring: 10 jaar na de contractuele relatie;
Schenkingen: 2 jaar na de schenking;
Direct marketing: 2 jaar na het einde van het laatste zinvol contact of conform de gegeven toestemming;
Onderhouden en verbeteren van de Website: bewaring conform het cookiebeleid;
De naleving van onze wettelijke verplichtingen: bewaring conform de wettelijke termijn.

Na afloop van de hierboven omschreven termijnen zal Ast'Ro Foundation uw persoonsgegevens anonimiseren of verwijderen.

4. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Ast'Ro Foundation neemt de passende en nodige organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking, waaronder beveiligde verbindingen zoals SSL/HTTPS, sterke wachtwoorden, toegangsbeperkingen, beveiligde systemen en regelmatige controle van de toegangsrechten.

Zowel Ast'Ro Foundation als de dienstverleners die namens haar persoonsgegevens verwerken maken gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en -maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beveiligen. Deze technologieën en -maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en bijgesteld indien nodig.

5. (Internationale) doorgifte van persoonsgegevens

Ast'Ro Foundation verkoopt uw persoonsgegevens niet en deelt deze niet met derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

Binnen Ast'Ro Foundation zijn uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben in het kader van hun taken en verantwoordelijkheden.

Ast'Ro Foundation kan daarnaast een beroep doen op externe dienstverleners die in haar opdracht persoonsgegevens verwerken, zoals:

hosting- en IT-dienstverleners;
websitebeheerders en technische dienstverleners;
aanbieders van e-mail- en mailingsoftware;
aanbieders van cloudopslag en kantoorsoftware;
aanbieders van analyse- of cookietools, indien dergelijke tools worden gebruikt;
organisaties die schenkingen of betalingen ten behoeve van Ast'Ro Foundation faciliteren of administratief ondersteunen, waaronder KU Leuven;
andere software- of applicatieleveranciers die Ast'Ro Foundation ondersteunen bij haar werking.

Deze dienstverleners mogen de persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig de instructies van Ast'Ro Foundation en voor de doeleinden waarvoor zij werden ingeschakeld. Waar vereist, sluit Ast'Ro Foundation met hen een verwerkersovereenkomst.

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermen wij uw gegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving. Indien Ast'Ro Foundation in beperkte mate beroep doet op verwerkers (bv. ICT-diensten of marketing-diensten) die persoonsgegevens buiten de Europees Economische Ruimte verwerken, zal de doorgifte buiten de Europees Economische Ruimte steeds conform de bepalingen van de AVG gebeuren.

6. Cookiebeleid

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoeken van websites op uw computer kunnen worden geplaatst door Ast'Ro Foundation ('first-party cookies') of door een derde ('third-party cookies'). Zij bevatten informatie met betrekking tot uw gebruik van de website. De informatie opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons of de betrokken derde partij worden gelezen en enkel gedurende de geldigheidsduur van de cookie.

Wij maken gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën om uw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers op onze Website. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze Website te optimaliseren.

Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:

Noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn technisch noodzakelijk om de Website correct en veilig te laten functioneren of om een door u uitdrukkelijk gevraagde dienst te leveren. Deze cookies kunnen niet via de cookiebanner worden geweigerd.
Functionele cookies: Deze cookies worden gebruikt om bezoekersinformatie op de Website te onthouden, zoals het onthouden van taal- of cookievoorkeuren.
Statistische cookies: Deze cookies worden gebruikt om een inzicht te krijgen in hoe bezoekers de Website gebruiken en hoe de Website kan worden verbeterd.
Socialemediacookies: Wanneer op de Website externe inhoud wordt geïntegreerd, zoals YouTube-video's of socialemediaknoppen, kunnen derden cookies plaatsen en persoonsgegevens ontvangen. Deze inhoud wordt slechts geladen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.
Marketingcookies: Deze cookies dienen hoofdzakelijk voor advertentiedoeleinden. Ze maken het mogelijk om bezoekers te herkennen, ook over verschillende websites heen, bijvoorbeeld via inhoudspartners of advertentienetwerken. Op basis daarvan kan een profiel van uw interesses worden opgesteld, zodat u relevantere en beter afgestemde advertenties te zien krijgt, zowel op onze Website als op andere websites.

U kan zelf bepalen of u de niet-noodzakelijke cookies (zoals prestatie- en targetingcookies) al dan niet aanvaard.

Onderstaande tabel geeft een overzicht weer van de cookies die wij gebruiken op de Website en hoe lang ze op uw apparaat worden bewaard.

Cookie	Type	Waarvoor wordt cookie gebruikt?	Bewaartermijn	Toegang door derde?
astro-cookie-consent	Noodzakelijk	Onthoudt uw cookievoorkeuren, zodat de cookiebanner niet bij elk bezoek opnieuw verschijnt (lokale opslag in uw browser).	Tot u uw keuze wijzigt of uw browsergegevens wist	Nee
astro-launch-video-dismissed	Noodzakelijk	Onthoudt dat u de uitnodiging voor onze launchvideo heeft gesloten of de video heeft geopend, zodat deze niet opnieuw verschijnt. Bevat geen persoonsgegevens en wordt niet gebruikt voor tracking.	1 jaar, of tot u uw browsergegevens wist	Nee
cf_clearance / Turnstile	Noodzakelijk	Cloudflare Turnstile: beschermt onze formulieren (contact, partner, nieuwsbrief) tegen spam en misbruik door bots. Wordt enkel geladen bij het invullen van een formulier.	Sessie, maximaal 1 jaar	Ja, Cloudflare
_ga	Statistisch	Google Analytics: onderscheidt unieke bezoekers om anonieme bezoekersstatistieken op te stellen. Enkel na uw toestemming.	2 jaar	Ja, Google
_ga_<ID>	Statistisch	Google Analytics: bewaart de status van uw bezoek (sessie) voor de bezoekersstatistieken. Enkel na uw toestemming.	2 jaar	Ja, Google

7. Uw rechten

De AVG kent u een aantal rechten toe met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

U kan ons steeds contacteren voor de uitoefening van volgende rechten (op voorwaarde dat u dit op een redelijke manier doet en binnen de wettelijke grenzen):

U heeft een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe na te gaan welke van uw persoonsgegevens wij verwerken.
U heeft een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.
U heeft een recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe persoonsgegevens die wij verwerken, definitief te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht en mogen in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens niet wissen – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om een lopende overeenkomst verder uit te voeren, zullen uw gegevens pas verwijderd worden na afloop van de tienjarige verjaringstermijn voor contractuele aansprakelijkheid.
U heeft een recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe om ons het gebruik van uw persoonsgegevens te bevriezen, waarbij alle verwerkingsactiviteiten (behoudens opslag) dienen te worden stopgezet.
U heeft een recht van bezwaar. Dit laat u toe u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
U heeft het recht steeds uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming.
U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
U heeft een recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laat u toe uw persoonsgegevens op een gebruiksvriendelijke manier te verplaatsen van de ene IT-omgeving naar een andere.

U kan uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via hello@astrofoundation.be. Om te vermijden dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden meegedeeld, kunnen wij u vragen om bijkomende informatie te verstrekken die nodig is om uw identiteit te verifiëren. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Ast'Ro Foundation verbindt zich ertoe om binnen een termijn van één maand een gemotiveerd antwoord op uw verzoek te verstrekken. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken kan die termijn, indien nodig, met twee maanden worden verlengd. Wij zullen u in dat geval binnen één maand na ontvangst van uw verzoek informeren over de verlenging en de redenen daarvoor.

De uitoefening van uw rechten is in beginsel kosteloos. Wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, in het bijzonder wegens het repetitieve karakter ervan, kan Ast'Ro Foundation overeenkomstig de AVG een redelijke vergoeding aanrekenen of weigeren aan het verzoek gevolg te geven.

Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop Ast'Ro Foundation uw persoonsgegevens verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via contact@apd-gba.be of via onderstaande contactgegevens:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35

8. Contactgegevens

Ast'Ro Foundation beschikt over een gegevensbeschermingscontactpunt dat al uw vragen of verzoeken behandelt gerelateerd aan deze Privacyverklaring of (de verwerking van) uw persoonsgegevens.

Voor vragen, verzoeken, klachten, of om uw rechten uit te oefenen zoals beschreven in deze privacyverklaring, kan u contact met ons opnemen via hello@astrofoundation.be of via onderstaande contactgegevens:

Winkelweg 7, 3050 Oud-Heverlee
Tel: 0496 90 52 41

9. Wijzigingen aan onze Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. Op de Website vindt u steeds de meest recente versie.

Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij u, indien passend en voor zover wij over uw contactgegevens beschikken, via e-mail of een duidelijke kennisgeving op de Website informeren.

Laatste update: 16 oktober 2026.